1、對那些經常需要把文檔發送給合作伙伴或者是出差人員的企業來說 ， 如果把文檔發給外部單位之后，就放任不管 ， 必然有造成重大機密泄露的風險 。為了防范文檔外發之后造成泄密的風險 ， 采用文檔外發管理系統是目前最有效的數據安全 。
【如何保護數據安全】2、目前這種文檔外發管理軟件產品比較多 。通文檔外發管理系統是比較出色的一種 。通文檔外發管理系統是針對客戶的重要信息或核心資料外發安全需求設計的一款外發安全管理解決方案 。當客戶要將重要文檔外發給客戶的出差人員、合作伙伴或客戶時，應用文檔外發管理程序打包生成外發文件發出 。當外發文件打開時，需通過用戶身份認證 ， 方可閱讀文件 。同時，外發文件可以限定接收者的閱讀次數和使用時間等細粒度權限 ， 從而有效防止了客戶重要信息被非法擴散 。
